Doutrina Fiscal

IVA – Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro
Processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.
Conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte

(Ofício Circulado n.º 30213/2019, de 1 de outubro, da AT, Área de Gestão Tributária do IVA)
 

«O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes e à conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.

Tais procedimentos são consolidados e atualizados no referido diploma, que introduz alterações ao Código do IVA (CIVA) e revoga outras normas e diplomas onde essas matérias se encontravam dispersas (1).

O diploma prevê, ainda, a possibilidade de dispensa de impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica.

Tendo em vista a clarificação das alterações mais significativas nesta matéria e, bem assim, das novas obrigações introduzidas, divulgam-se as presentes instruções administrativas.

As alterações ao CIVA foram objeto de divulgação através do ofício circulado n.º 30211, de 15 de março, da área de Gestão Tributária – IVA.

 

PARTE I – PROCESSAMENTO DE FATURAS E DE DOCUMENTOS FISCALMENTE RELEVANTES

A – DEFINIÇÕES

1. O artigo 2.º do Decreto-Lei estabelece algumas definições para efeitos da aplicação das suas disposições.

1.1 Assim, no conceito de “Fatura” inclui a própria fatura ou fatura-recibo, a fatura simplificada e, bem assim, o documento retificativo de fatura (2).

1.2 No conceito de “Documentos fiscalmente relevantes” inclui:

– documentos de transporte, emitidos nos termos do Regime de Bens em Circulação (3);

– recibos, incluindo os emitidos no âmbito do regime de IVA de caixa (4); e

– quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente e que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, independentemente do suporte em que sejam apresentados ao cliente (5).

1.3 Ao incluir nesta norma os conceitos de “Autenticidade da origem” e “Integridade do conteúdo“, o Decreto-Lei clarifica a sua aplicabilidade às faturas ou documentos fiscalmente relevantes, independentemente do formato em que sejam processados: em suporte papel ou em formato eletrónico. (6)

Neste sentido, determina o artigo 6.º que os sujeitos passivos devem garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e legibilidade das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos desde o momento da sua emissão até ao final do período de arquivo, implementando controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre aqueles documentos e as transmissões de bens ou as prestações de serviços, de modo a garantir a identidade do emitente da fatura (autenticidade da origem), o facto de o conteúdo da fatura não ser alterado (integridade do conteúdo) e de a fatura ser legível. Estes controlos de gestão devem estar devidamente documentados, atualizados e disponíveis para consulta pela AT.

1.4 Finalmente, considera fatura eletrónica uma fatura que tenha sido emitida e recebida em formato eletrónico, em moldes idênticos ao anterior Decreto-Lei n.º 196/2007, de 15 de maio.

B – EMISSÃO DE DOCUMENTOS

Processamento

2. O artigo 3.º do Decreto-Lei elenca os meios legalmente admissíveis para processar faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. São eles:

a) Programas informáticos de faturação, incluindo aplicações de faturação disponibilizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);

b) Outros meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas;

c) Documentos pré-impressos em tipografia autorizada.

 

Utilização exclusiva de programas informáticos certificados pela AT

3. O n.º 1 do artigo 4.º estabelece a obrigação de utilização exclusiva de programas informáticos que tenham sido objeto de prévia certificação pela AT por:

– Sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional (7); e

– Outros sujeitos passivos (8) cuja obrigação de emissão de fatura se encontre sujeita às regras estabelecidas na legislação interna nos termos do artigo 35.º-A do Código do IVA (9)(10),

quando se verifique qualquer uma das seguintes condições:

– Tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a € 50 000 (11) ou, quando, no exercício em que se inicia a atividade, o período em referência seja inferior ao ano civil, e o volume de negócios anualizado relativo a esse período seja superior àquele montante;

– Utilizem programas informáticos de faturação;

– Sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.

4. Considerando a necessidade de adaptação dos sujeitos passivos a esta obrigação, o Despacho n.º 254/2019.XXI, de 27 de junho, do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, veio determinar que a obrigação de utilização exclusiva de programas de faturação previamente certificados pela AT pode ser cumprida sem penalidades até ao dia 1 de janeiro de 2020, para os sujeitos passivos que, à data da entrada em vigor do Decreto-Lei (12), não estavam a tal obrigados nos termos da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho (13).

Assim, em 1 de janeiro de 2020 (14), estão obrigados a utilizar exclusivamente programas de faturação previamente certificados pela AT os sujeitos passivos que:

– Tenham tido, no ano anterior , um volume de negócios superior a € 50 000 ou, tendo iniciado a atividade nesse ano, o período em referência seja inferior ao ano civil e o volume de negócios anualizado relativo a esse período seja superior ao referido montante; ou

– Utilizem programas informáticos de faturação; ou

– Sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.

Exemplo:

Sujeito passivo que:

– em 2018 obteve um volume de negócios superior a €75 000; ou
– em 2019 passou a utilizar programa informático de faturação; ou
– dispunha ou passou a dispor de contabilidade organizada,

fica sujeito à obrigação de utilização de programa informático de faturação previamente certificado pela AT a partir, respetivamente:

– de 16 de fevereiro de 2019, por força do volume de negócios;
– do momento em que passou a utilizar programa informático de faturação ou a dispor de contabilidade organizada.

Realça-se que, a partir de 1 de janeiro de 2020, a não utilização de programa informático de faturação previamente certificado pela AT fica sujeita às correspondentes penalidades.

5. Relativamente aos sujeitos passivos não estabelecidos em território nacional, considerando os efeitos da transposição para o direito interno do artigo 2.º da Diretiva (UE) 2017/2455 do Conselho de 5 de dezembro de 2017, sobre comércio eletrónico, o Despacho n.º 349/2019.XXI, de 29 de julho de 2019, do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, determina que a obrigação de utilização exclusiva de programas informáticos que tenham sido objeto de prévia certificação pela AT é apenas aplicável a partir de 1 de janeiro de 2021.

6. Os requisitos dos programas de faturação e o procedimento de certificação serão definidos por portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças. A AT manterá no Portal das Finanças uma lista atualizada dos programas e respetivas versões certificadas, bem como a identificação dos seus produtores.

7. Em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, os sujeitos passivos abrangidos pela obrigação de utilização exclusiva de programas informáticos que tenham sido objeto de prévia certificação pela AT devem emitir faturas ou documentos fiscalmente relevantes pré-impressos em tipografias autorizadas, os quais devem posteriormente ser recuperados para o programa.

Considera-se existir inoperacionalidade do programa quando o acesso a este se mostre inviável, podendo resultar, nomeadamente, de avaria do equipamento informático, da falta de energia elétrica ou falha no acesso à aplicação por falta de cobertura de rede pelo operador de telecomunicações (em caso de utilização de programa através da internet ou de soluções de mobilidade).

 

Dispensa de utilização exclusiva de programas informáticos certificados pela AT

8. O n.º 6 do artigo 4.º do diploma afasta a obrigação de utilização de programas de faturação certificados, quando sejam utilizados documentos pré-impressos em tipografias autorizadas ou documentos emitidos por meios eletrónicos sem capacidade de registo de operação em base de dados e sem capacidade de comunicação com base de dados exterior, para titular exclusivamente as operações a seguir indicadas:

 – Bilhetes de transporte;

– Ingressos ou outros documentos ao portador, comprovativos do pagamento de prestações de serviços de estacionamento ou de portagens;

– Entradas em espetáculos, bibliotecas, arquivos, museus, galerias de arte, castelos, palácios, monumentos, parques, perímetros florestais, jardins botânicos, zoológicos;

– Serviços prestados por sujeitos passivos que exerçam a atividade económica de diversão itinerante enquadrados nas subclasses 93211 e 93295 da Classificação Portuguesa das Atividades Económicas, Revisão 3 (CAE – REV. 3) (15);

– Transmissões de bens efetuadas através de aparelhos de distribuição automática.

Outros meios eletrónicos

9. No que respeita à utilização de outros meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas, o n.º 5 do artigo 4.º do Decreto-Lei restringe a sua utilização à emissão de fatura simplificada, conforme previa já o n.º 4 do artigo 40.º do CIVA, agora revogado.

 

Impressão tipográfica de faturas ou de outros documentos de transporte

10. De acordo com o disposto no n.º 1 do artigo 15.º do Decreto-Lei, a impressão de faturas ou de outros documentos de transporte que não sejam processados nos termos das alíneas a) e b) do artigo 3.º, apenas pode ser efetuada em tipografias devidamente autorizadas pelo membro do Governo responsável pela área das finanças, devendo obedecer a um sistema de numeração unívoca.

Os artigos 15.º a 18.º do Decreto-Lei regulam as condições para a concessão da autorização de impressão tipográfica de faturas e de documentos de transporte, os casos em que se verifica a revogação da autorização, a subcontratação de tipografias, bem como os procedimentos para aquisição dos documentos pelo adquirente utilizador, mantendo os requisitos e obrigações que até à entrada em vigor do Decreto-Lei se encontravam reguladas nos artigos 8.º a 11.º do Regime de Bens em Circulação (aprovado pelo Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho), atualmente revogados pela alínea e) do artigo 44.º do Decreto-Lei.

 

Auto-faturação e elaboração de faturas por terceiros

11. As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem ser elaborados pelos adquirentes dos bens ou serviços (“auto-faturação”) (16) ou por um terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo, sendo, em qualquer dos casos, responsável pela sua emissão e veracidade do conteúdo o sujeito passivo que transmitiu os bens ou prestou os serviços.

Quando o adquirente dos bens ou dos serviços, ou o terceiro, não se encontrem estabelecidos em qualquer Estado membro da União Europeia, o sujeito passivo responsável pela emissão das faturas deve solicitar autorização prévia à AT.

A partir de 1 de janeiro de 2020, o pedido, cuja concessão depende da verificação dos requisitos previstos nos números 3 e 4 do artigo 5.º do Decreto-Lei, é efetuado por via eletrónica (17), no Portal das Finanças.

As autorizações concedidas ao abrigo do n.º 12 (18) do artigo 36.º do Código do IVA, agora revogado, podem ser mantidas pelo prazo máximo de cinco anos a partir da entrada em vigor do Decreto-Lei (19).

 

Requisitos de processamento

12. O artigo 7.º do Decreto-Lei estabelece alguns requisitos a observar no processamento de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes.

12.1 Independentemente do meio de processamento, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser identificados através das respetivas designações, sendo emitidos em uma ou mais séries, convenientemente referenciadas, datados e numerados de forma progressiva e contínua dentro de cada série. O n.º 4 do artigo 7.º estabelece um período mínimo de um ano fiscal para a duração das séries emitidas.

Destes documentos deve constar, a partir de 1 de janeiro de 2020 (20), um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento, em termos a regulamentar por portaria.

12.2 Faturas e demais documentos fiscalmente relevantes processados através de programas informáticos ou de outros meios eletrónicos.

– Nas faturas, todas as menções obrigatórias devem ser inseridas pelo respetivo programa ou equipamento.

– Nos documentos que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, devem ser inseridos pelo respetivo programa ou equipamento os seguintes elementos:

 “a) Número sequencial do documento;

b) Data e hora de emissão;

c) Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador de serviços;

d) Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;

e) O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto;

f) A indicação expressa de que não constituem fatura.

As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, ainda que emitidos em modo de treino, devem ser obrigatoriamente registados em base de dados, no rolo interno da fita da máquina ou no jornal eletrónico, incluindo os documentos anulados.

Aplicações de faturação disponibilizadas pela AT

13. O diploma prevê que as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes podem ser processados mediante a utilização de aplicações de faturação disponibilizadas pela AT. Neste sentido, a norma transitória prevista no n.º 3 do artigo 43.º do diploma dispõe que, enquanto não for aprovada portaria a regulamentar aquelas aplicações, mantém-se em vigor a Portaria n.º 338/2015, de 8 de outubro, que aprovou os modelos de fatura, de recibo e de fatura-recibo disponibilizados na aplicação de faturação existente no Portal das Finanças.

Os sujeitos passivos podem, assim, continuar a utilizar a aplicação de faturação existente no Portal das Finanças, nos termos definidos pela Portaria n.º 338/2015.

Emissão de fatura por via eletrónica

14. De acordo com o disposto no n.º 1 do artigo 12.º do Decreto-Lei, as faturas (21) e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica.

15. Considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se adotado, nomeadamente, um dos procedimentos indicados no n.º 2 daquele preceito:

a) Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;

b) Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014;

c) Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.

16. Sem prejuízo do disposto na norma transitória prevista no n.º 10 do artigo 43.º do Decreto-Lei, a referência a estes procedimentos não impede os sujeitos passivos de adotar outras tecnologias que assegurem a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas.

C – DISPENSA DE IMPRESSÃO DAS FATURAS OU DA SUA TRANSMISSÃO POR VIA ELETRÓNICA

17. O artigo 8.º do Decreto-Lei estabelece a possibilidade de emissão de fatura sem a correspondente impressão do documento ou a respetiva transmissão por via eletrónica para o adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo.

Independentemente do meio utilizado pelos sujeitos passivos para disponibilização do conteúdo das faturas aos respetivos adquirentes ou destinatários, a AT disponibiliza a estes, no Portal das Finanças, os elementos das faturas abrangidas pela dispensa.

18. A referida dispensa depende da verificação cumulativa das condições elencadas no n.º 1, bem como da aceitação pelo respetivo destinatário, a qual não requer qualquer formalidade.

19. A Portaria n.º 144/2019, de 15 de maio, define os termos e condições para: i) o exercício da opção prevista na alínea c) do n.º 1 do artigo 8.º do Decreto-Lei, pelos sujeitos passivos que pretendam ficar dispensados da impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica; ii) a disponibilização pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) dos elementos das faturas abrangidas pelo número anterior aos respetivos adquirentes ou destinatários.

20. Assim, podem exercer a opção pela dispensa de impressão de faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica os sujeitos passivos que previamente a comuniquem à AT, através do Portal das Finanças, e:

– efetuem a comunicação, em tempo real, dos elementos das faturas abrangidas pela dispensa de impressão em papel; ou

– não efetuando a comunicação em tempo real, cumpram simultaneamente os seguintes requisitos:

i) comuniquem os elementos das faturas à AT por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março (22);

ii) comuniquem, em tempo real, o conteúdo das faturas aos respetivos adquirentes ou destinatários através de meio eletrónico (comunicação obrigatoriamente efetuada no momento em que o sujeito passivo procede à emissão da fatura), desde que, em qual quer dos casos:

– as faturas sejam emitidas através de programa informático certificado; e

– as faturas contenham o número de identificação fiscal do adquirente; e

– os sujeitos passivos não estejam em situação de incumprimento relativamente à obrigação de comunicação dos elementos das faturas prevista no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto.

21. Quanto à disponibilização pela AT dos elementos das faturas abrangidas pela dispensa aos respetivos destinatários, esta é imediata quando os elementos lhe tenham sido comunicados por transmissão eletrónica de dados em tempo real ou através de aplicações de faturação acessíveis no Portal das Finanças.

Quando os elementos lhe tenham sido comunicados mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), a AT procede à sua disponibilização até ao 10.º dia seguinte ao termo do prazo concedido aos sujeitos passivos para o efeito (23).

22. Os destinatários das faturas abrangidas pela dispensa devem exigir a sua impressão em papel sempre que tenham indícios de que a sua emissão não tenha ocorrido, nomeadamente quando não ocorra a comunicação, em tempo real, do respetivo conteúdo.

Requisitos gerais dos programas informáticos de faturação e contabilidade

23. O artigo 11.º do diploma estabelece os requisitos gerais dos programas informáticos de faturação, estendendo as obrigações nele previstas aos programas de contabilidade.

24. Esta norma passa a impor aos produtores e instaladores dos programas informáticos as mesmas obrigações que recaem sobre os sujeitos passivos utilizadores, nomeadamente no que respeita às condições que visem garantir a integridade operacional, a integridade dos dados de suporte aos programas, bem como a disponibilidade, acessibilidade e legibilidade pela AT da documentação técnica relevante.

25. O Despacho n.º 254/2019.XXI, de 27 de junho de 2019, do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, determina que a obrigação de assegurar os requisitos gerais dos programas informáticos de faturação e contabilidade, na parte que diz respeito à integridade operacional, à integridade dos dados de suporte e à disponibilidade de documentação técnica relevante de programas de faturação e contabilidade pode ser cumprida sem penalidades até ao dia 1 de janeiro de 2020, pelos sujeitos passivos que a tal não estivessem já obrigados por força da anterior redação do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 198/90, de 19 de junho.

26. O n.º 6 do artigo 11.º do diploma prevê a obrigação de garantia de existência de cópias de segurança dos dados tratados pelos programas informáticos que processem faturas, documentos fiscalmente relevantes, estendendo esta obrigação aos registos contabilísticos (programas de contabilidade).

27. Os programas informáticos de faturação por via eletrónica devem garantir, ainda, as seguintes funcionalidades:

a) A validação cronológica das mensagens emitidas;

b) O não repúdio da origem e receção das mensagens;

c) A não duplicação dos documentos emitidos e recebidos;

d) Mecanismos que permitam verificar que, se aplicável, o certificado utilizado pelo emissor do documento não se encontra revogado, caducado ou suspenso na respetiva data de emissão.

 

PARTE II – CONSERVAÇÃO DE LIVROS, REGISTOS E DOCUMENTOS DE SUPORTE

28. O Decreto-Lei n.º 28/2019 mantém, no essencial, as mesmas regras que existiam nos diplomas que revoga, respeitantes à conservação de livros, registos e documentos de suporte.

Prazo de arquivo

29. O n.º 2 do artigo 19.º passa a prever que, quando seja exercido um direito cujo prazo é superior ao prazo geral ou especial de arquivo aplicável, a obrigação de arquivo mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.

Fica também claro que o prazo geral de arquivo de 10 anos se aplica, se não for fixado outro prazo em disposição especial.

30. Quando a contabilidade ou a faturação for estabelecida por meios informáticos, a obrigação de conservação é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade, nos termos previstos no n.º 4 do artigo 19.º, aplicando-se-lhe os prazos referidos no ponto anterior.

 

Localização do arquivo

Sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional

31. Quando as faturas emitidas e recebidas, os livros, registos e demais documentos de suporte se apresentem em formato papel, os sujeitos passivos são obrigados a manter o respetivo arquivo em território nacional.

32. Os sujeitos passivos que possuam mais de um estabelecimento centralizam o arquivo relativo às operações realizadas em todos.

33. Apresentando-se em formato eletrónico, aqueles documentos, incluindo as cópias de segurança da informação processada, podem ser arquivados em qualquer Estado membro da União Europeia.

34. O referido nos pontos anteriores é igualmente aplicável às faturas, livros, registos e demais documentos referentes a operações realizadas no estrngeiro.

35. Os sujeitos passivos que, não possuindo sede ou domicílio em território nacional, aqui disponham de um ou mais estabelecimentos estáveis, consideram apenas as operações que a estes sejam imputadas, para efeitos da obrigação de centralização do arquivo referida anteriormente.

Sujeitos passivos sem sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional

36. Os sujeitos passivos que não possuam sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional podem manter o arquivo das faturas emitidas e recebidas, os livros, registos e demais documentos de suporte em qualquer Estado membro da União Europeia, quer se apresentem em formato papel ou em formato eletrónico.

Arquivo localizado fora do território da União Europeia

37. A partir de 1 de janeiro de 2020 (24), os sujeitos passivos que:

– possuam sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional e pretendam proceder ao arquivo de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos e recebidos por via eletrónica, fora do território da União Europeia;

– não possuindo sede, estabelecimento estável ou domicilio em território nacional, pretendam proceder ao arquivo das faturas emitidas e recebidas, dos livros, registos e demais documentos, relativos a operações localizadas no território nacional, em formato papel ou eletrónico, fora da União Europeia, solicitam autorização prévia à AT, devendo, para o efeito, submeter pedido por via eletrónica, no Portal das Finanças, observando o disposto no artigo 21.º do Decreto-Lei.

As autorizações concedidas ao abrigo dos números 5 e 6 do artigo 52.º do Código do IVA (25), agora revogados, podem ser mantidas pelo prazo máximo de cinco anos a partir da entrada em vigor do Decreto-Lei.

 

Obrigação declarativa

38. O estabelecimento ou instalação em que seja efetuada a centralização do arquivo em papel ou a localização do arquivo em suporte eletrónico devem ser indicados, consoante os casos, na declaração de início de atividade ou de alterações, a que se referem os artigos 31.º e 32.º do Código do IVA.

39. O Despacho n.º 85/2019.XXI, de 1 de março de 2019, do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, determina que o prazo de 30 dias, referido no n.º 1 do artigo 43.º do Decreto-Lei, para cumprimento daquela obrigação, deve ser contado a partir da publicação da portaria que altere os modelos das declarações de início e de alterações.

 

ARQUIVO ELETRÓNICO DOS DOCUMENTOS

Desmaterialização de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes

40. O artigo 23.º do Decreto-Lei introduz a possibilidade de desmaterialização e arquivo em formato eletrónico, das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos ou recebidos, que se apresentem em formato papel.

Decorre da norma que esta faculdade é também aplicável às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que tenham sido emitidos e recebidos em data anterior à sua entrada em vigor.

41. A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ser efetuada quando estejam assegurados os requisitos e controlos previstos nos números 2 e 3 do mencionado artigo.

Quando se trate de faturas que titulem a aquisição de bens ou serviços, a destruição dos originais apenas pode ocorrer após ser exercido o direito à dedução, quando aplicável, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA.

42. O n.º 5 do artigo 23.º do Decreto-Lei estabelece que as reproduções integrais em papel obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico têm, para efeitos fiscais, o valor probatório dos documentos originais.

Desmaterialização e arquivo assegurados por terceiro

43. O artigo 24.º do diploma permite que as operações previstas no artigo 23.º, de digitalização e arquivo dos documentos, sejam asseguradas por terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo.

Nestes casos, deve ser aposta, em todos os registos dos documentos ou grupo de documentos, uma soma de verificação pelo executante do arquivo que certifica o desenvolvimento exato do processo.

A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel na posse de terceiros apenas pode ocorrer após confirmação do sujeito passivo, sem prejuízo do disposto no n.º 4 do artigo 23.º.

Cessado o contrato, a entidade contratada deve assegurar a transferência do arquivo para a entidade contratante ou para outra por esta indicada.

 

Integridade e legibilidade

44. O artigo 25.º do diploma determina que durante o prazo obrigatório de conservação do arquivo, os processos de arquivamento devem garantir que não se verifica perda de informação nem alteração das imagens nele contidas, devendo ser efetuados controlos regulares à legibilidade dos dados arquivados em formato digital.

 

Plano de arquivo

45. Os sujeitos passivos devem implementar um plano de arquivo, o qual deve conter um ficheiro com a lista dos documentos fiscalmente relevantes nele registados (índice), considerando-se corretamente implementado quando cumpra os requisitos previstos no artigo 26.º do Decreto-Lei.

46. Para a elaboração da referida lista, os sujeitos passivos que possuam ou devam possuir sistemas informáticos de faturação ou contabilidade podem gerar um ficheiro com o mesmo formato e estrutura de dados e seguir as regras definidas para o preenchimento do ficheiro (SAF-T (PT)) a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março.

 

ARQUIVO DE DOCUMENTOS EMITIDOS E RECEBIDOS POR VIA ELETRÓNICA

47. São conservados sem alterações, por ordem cronológica de emissão e receção e exclusivamente em formato eletrónico, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que tenham sido emitidos e recebidos por via eletrónica.

48. O arquivo destes documentos deve assegurar:

– a execução de controlos que assegurem a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;

– a execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados;

– a recuperação dos dados em caso de incidente;

– a reprodução de cópias legíveis e inteligíveis dos dados registados.

 

III – PUBLICAÇÃO DE QUESTÕES FREQUENTES (FAQs)

49. São disponibilizadas para consulta, no Portal das Finanças, em http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/apoio_contribuinte/Novas_regras_faturacao/Paginas/default.aspx questões frequentes e respetivas respostas colocadas em matéria de processamento e arquivo de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes.

O Subdiretor-Geral»

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(1) O artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 198/90, de 19 de junho; a alínea c) do n.º 1 e o n.º 3 do artigo 5.º e artigos 8.º a 11.º do Regime de Bens em Circulação (anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho); os artigos 1.º, 2.º, 8.º e 9.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho. São igualmente revogados o Decreto-Lei n.º 196/2007, de 15 de maio, e as Portarias n.º 118/90, de 15 de fevereiro e n.º 1370/2007, de 19 de outubro.
(2) Emitidos nos termos do Código do IVA.
(3) Aprovado pelo Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho.
(4) Aprovado pelo Decreto-Lei n.º 71/2013, de 30 de maio.
(5) Exemplos: consultas de mesa, faturas pró-forma, orçamentos, etc.
(6) Ver artigo 3.º do Decreto-Lei, referente aos meios de processamento.
(7) Incluindo quando, enquanto adquirentes, a elaboração da fatura fique a seu cargo (auto-faturação).
(8) Que não possuam sede, estabelecimento estável a partir do qual a transmissão de bens ou prestação de serviços é efetuada ou, na sua falta, domicílio em território nacional.

(9) Sobre a aplicação do artigo 35.º-A pode ser consultado o Ofício-Circulado n.º 30211, de 15 de março de 2019, da Área de Gestão Tributária – IVA.
(10) Sobre esta matéria, note-se que o Ofício-Circulado n.º 30073, de 24 de março de 2005, se encontra tacitamente revogado, prevendo-se, para breve, a divulgação de novas instruções administrativas.

(11) 75 000€ durante o ano de 2019. Ver norma transitória – artigo 43.º, n.º 2 do Decreto-Lei.
(12) 16 de fevereiro de 2019.
(13) Relativa à regulamentação da certificação prévia dos programas informáticos de faturação.
(14) Durante o ano de 2019, o limite do volume de negócios de referência é de € 75.000 (conforme norma transitória constante do n.º 2 do artigo 43.º do Decreto-Lei).
(15) Na redação introduzida pela Lei n.º 66/2018, de 3 de dezembro.
(16) Nos termos do disposto no n.º 11 do artigo 36.º do Código do IVA.
(17) Ver artigo 45.º, n.º 2, alínea a), do Decreto-Lei, quanto à produção de efeitos.
(18) Elaboração de faturas pelos próprios adquirentes dos bens ou dos serviços ou por terceiros que não se encontrem estabelecidos no território da União Europeia.
(19) Conforme norma transitória prevista no n.º 7 do artigo 43.º do Decreto-Lei.
(20) Ver artigo 45.º, n.º 2, alínea a), do Decreto-Lei, quanto à produção de efeitos.
(21) Em consonância com o disposto no n.º 10 do artigo 36.º do Código do IVA
(22) Nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto.
(23) Durante o ano de 2019, a comunicação dos elementos das faturas pode ser efetuada até ao dia 15 do mês seguinte ao da emissão da fatura (conforme Despacho n.º 411/2019.XXI, de 24 de setembro, do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, sobre a norma transitória prevista no artigo 43.º, n.º 8, do Decreto-Lei). A partir de 1 de janeiro de 2020, deve ser efetuada até ao dia 12 do mês seguinte ao da emissão da fatura (ver alteração ao n.º 2 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012 introduzida pelo artigo 16.º da Lei n.º 119/2019, de 18 de setembro).
(24) Ver artigo 45.º, n.º 2, alínea a), do Decreto-Lei, quanto à produção de efeitos
(25) Arquivo de faturas emitidas por via eletrónica e de livros, registos e demais documentos, fora do território da União Europeia.