Teletrabalho – Enquadramento em IRS das despesas

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) procedeu, através do Ofício Circulado n.º 20249/2023, de 18 de janeiro, à divulgação do seu entendimento relativo ao enquadramento em IRS das despesas incorridas com o regime do teletrabalho, que passamos, pela sua importância, a reproduzir:

«Assunto: LEI N.º 83/2021, DE 06/12 – ENQUADRAMENTO EM IRS DAS DESPESAS COM TELETRABALHO

Tendo sido suscitadas dúvidas sobre o enquadramento fiscal das despesas incorridas com o regime de teletrabalho em função de recentes alterações legislativas em matéria do regime do teletrabalho, previsto no Código do Trabalho, divulga-se o seguinte entendimento sancionado por despacho da Diretora-Geral, de 26.02.2022:

Regime do teletrabalho:

1. A Lei n.º 83/2021, de 6 de dezembro (Lei n.º 83/2021), veio modificar o regime de teletrabalho, alterando o Código do Trabalho (aprovado pela Lei n.º 7/2009, de 12 de fevereiro).

Nos termos do n.º 1 do artigo 165.º do Código do Trabalho (na redação dada pela Lei n.º 83/2021), considera-se teletrabalho “a prestação de trabalho em regime de subordinação jurídica do trabalhador a um empregador, em local não determinado por este, através do recurso a tecnologias de informação e comunicação.”

2) Da nova redação conferida ao artigo 168.º do Código do Trabalho, sob a epígrafe “Equipamentos e sistemas“, que prevê o pagamento integral aos trabalhadores das despesas adicionais que comprovadamente o trabalhador suporte, decorre, com relevância para o enquadramento fiscal a efetuar em sede de Imposto sobre o Rendimento (IRS), o seguinte:

a) São consideradas “despesas adicionais” em regime de teletrabalho, as despesas suportadas com a aquisição ou uso dos equipamentos e sistemas informáticos ou telemáticos necessários à realização do trabalho;

b) O empregador deve compensar integralmente o trabalhador de todas as “despesas adicionais” que, comprovadamente, este suporte com aquelas despesas, como direta consequência da aquisição ou uso dos equipamentos e sistemas informáticos ou telemáticos necessários à realização do trabalho, incluindo os acréscimos de custos de energia e da rede instalada no local de trabalho em condições de velocidade compatível com as necessidades de comunicação de serviço, assim como os custos de manutenção dos mesmos equipamentos e sistemas;

c) As “despesas adicionais” respeitam às aquisições de bens e/ou serviços de que o trabalhador não dispunha antes da celebração do acordo a que se refere o artigo 166.º do Código do Trabalho (na redação dada pela Lei n.º 83/2021) e são calculadas por comparação com as despesas homólogas do trabalhador no mesmo mês do último ano anterior à aplicação desse acordo;

d) O pagamento da compensação é devido imediatamente após a realização das despesas pelo trabalhador;

e) A compensação é considerada, para efeitos fiscais, custo para o empregador e não constitui rendimento do trabalhador.

3. Deste modo, consideram-se despesas adicionais as correspondentes à aquisição de bens e ou serviços de que o trabalhador não dispunha antes da celebração do acordo a que se refere o artigo 166.º do Código do Trabalho. Quanto ao valor da compensação a pagar pelo empregador é apurado por comparação com os custos suportados no mesmo mês do último ano antes de se encontrar em regime de teletrabalho, mediante a apresentação dos respetivos documentos comprovativos referentes a esse mês e os documentos comprovativos do mês a que respeita o acréscimo dos custos.

4. Neste caso, os pagamentos efetuados ao trabalhador configuram compensação pelas “despesas adicionais” devidas pelo regime de teletrabalho, não sendo considerados rendimento para efeitos de tributação, em sede de IRS.

5. Situação distinta verifica-se quando o pagamento é efetuado pela entidade patronal através de valor fixo sem conexão com documentos que sustentem a realização daquelas despesas, ou quando o trabalhador não comprova as despesas efetivamente incorridas, nos termos supra identificados.

6. Ora, os valores pagos pelas entidades empregadoras aos seus trabalhadores que não correspondam ao ressarcimento direto e comprovado de “despesas adicionais” com o teletrabalho, mas, antes, constituam compensação pelo acréscimo de encargos do trabalhador em razão da situação específica da prestação do trabalho em regime de teletrabalho, subsumem-se no n.º 2 do artigo 2.º do Código do IRS, sendo rendimento do trabalho sob a forma de compensação pecuniária.

7. Considerando o presente enquadramento, deve observar-se o seguinte:

a) O reembolso das “despesas adicionais” suportadas pelo trabalhador em regime de teletrabalho, quando devidamente comprovadas e apuradas de acordo com o previsto no artigo 168.º do Código do Trabalho (na redação dada pela Lei n.º 83/2021), em especial o seu n.º 5, não são rendimento em sede de IRS para o trabalhador e constituem um encargo para o empregador;

b) Para efeitos da comprovação das “despesas adicionais”, deve ser considerado, desde logo, o acordo estabelecido entre o trabalhador e a entidade empregadora, bem como a evidência do acréscimo de despesas, pela documentação/faturação apresentada pelo trabalhador, mediante a comparação com as despesas homólogas no mesmo mês do último ano anterior à aplicação desse acordo e que indique, inequivocamente, que respeita ao local de trabalho que foi identificado no acordo celebrado com a entidade empregadora, apesar de não ser exigível que o trabalhador figure como titular na documentação/faturação;

c) O documento comprovativo do pagamento das “despesas adicionais” deve aferir-se pelo processamento salarial ou documento idêntico, sendo este o documento fiscalmente relevante para a entidade empregadora, a qual refletirá essa compensação paga para “despesas adicionais” do trabalhador na Declaração Mensal de Remunerações (DMR), como rendimento do trabalho não sujeito (código A23);

d) O pagamento de um valor a título de compensação pecuniária para fazer face ao acréscimo de encargos em razão da prestação do trabalho em regime de teletrabalho, sem que haja uma conexão direta com as “despesas adicionais” efetivas por parte do trabalhador, determinam a tributação em sede de IRS, conforme disposto no n.º 2 do artigo 2.º do Código do IRS. Consequentemente, a entidade empregadora deverá refletir a compensação pecuniária paga na DMR, no âmbito dos rendimentos sujeitos.

A Subdiretora-Geral
Maria Helena Martins»