Processamento de faturas e arquivo de documentos – Novas regras

O Decreto-Lei 28/2019, de 15 de fevereiro, aprovou a regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA, promovendo a emissão de faturas sem papel e a utilização de sistemas de arquivo eletrónico dos documentos contabilísticos.

Destaques:

  • Desde que o consumidor (não sujeito passivo) aceite, as faturas deixam de ser impressas em papel e passam a poder ser emitidas por meio eletrónico, sendo disponibilizadas no Portal das Finanças e enviadas pelo vendedor por meio eletrónico.

As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes passam a só poder ser processados por uma das seguintes formas: (i) programas informáticos de faturação, incluindo aplicações de faturação disponibilizadas pela AT, (ii) outros meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas, e (iii) documentos pré-impressos em tipografia autorizada.

  • O arquivo dos elementos da contabilidade pode ser totalmente eletrónico, mesmo para documentos processados em papel, que passam a poder ser digitalizados e arquivados eletronicamente
  • É dispensada a comunicação de inventários para os contribuintes abrangidos pelo regime simplificado em IRS ou IRC
  • Um conjunto maior de empresas fica obrigado a emitir faturas utilizando exclusivamente programas informáticos de faturação certificados, prevendo-se que a AT disponibilize, no futuro, uma aplicação de faturação para utilização gratuita

Os programas informáticos certificados de faturação passam a ser obrigatórios para sujeitos passivos com volume de negócios superior a € 75.000, em 2019, e a € 50.000, em 2020.

  • A partir de 2020, as faturas passam a incluir um código único de documento e código de barras bidimensional (Código QR), para reforçar o controlo e o combate à fraude e evasão fiscais, mas que permitirá também que os contribuintes comuniquem faturas de despesas, para efeitos de dedução no IRS, mesmo que estas não contenham o seu número de identificação fiscal.
  • Os documentos processados por meios eletrónicos que são apresentados ao consumidor para conferir bens ou serviços vendidos (v.g. pré-fatura, consulta de mesa…) devem conter (i) número sequencial, (ii) data e hora de emissão e (iii) nome e NIF/NIPC da empresa
  • Os livros, registos e documentos de suporte devem ser arquivados pelo prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de legislação especial, desde que fique garantida toda a informação neles contida em formato digital. Se os contribuintes exercerem direitos com um prazo superior, devem manter estes elementos até ao termo do prazo de caducidade para a liquidação dos impostos correspondentes
  • Os documentos de transporte (DT) devem ser guardados até ao final do 4.º ano seguinte ao da sua emissão, incluindo os destinados à fiscalização que não tenham sido recolhidos
  • A partir de 01/01/2020, o documento de transporte processado globalmente, por serem desconhecidos o destinatário ou os bens a entregar em cada local de destino, passa a poder ser emitido eletronicamente e não apenas em papel. Por outro lado, quaisquer DT deixam de poder ser processados através de software produzido internamente pela empresa.

O transportador fica igualmente dispensado de se fazer acompanhar de DT quando o mesmo tenha sido previamente comunicado à AT por transmissão eletrónica de dados, desde que se faça acompanhar do código único de documento e do código de barras bidimensional (código QR) quando este seja obrigatório.

 

Comunicação das faturas à AT até ao dia 15 do mês seguinte…

Face à alteração do artigo 3.º do Decreto-Lei 198/2012, de 24 de agosto, os elementos das faturas passam a ser comunicados à AT até ao dia 15 do mês seguinte ao da sua emissão, aplicando-se já em 2019 a partir das emitidas em fevereiro (o prazo decorria antes até ao dia 20).

A partir de 2020 o prazo limite é antecipado para o dia 10 do mês seguinte.

 

Mais obrigações de informação à AT…

Os sujeitos passivos devem comunicar à AT por via eletrónica, no Portal da Finanças, este ano até 30 de junho (ou nos 30 dias seguintes ao início de atividade, se esta ocorrer após 31 de maio):

a) A identificação e localização dos estabelecimentos da empresa em que são emitidas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes;

b) A identificação dos equipamentos utilizados para processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes;

c) O número de certificado do programa utilizado em cada equipamento, quando aplicável;

d) A identificação dos distribuidores e dos instaladores que comercializaram e/ou instalaram as soluções de faturação.

Devem ainda, sempre que se verifiquem alterações em qualquer dos elementos referidos proceder à respetiva atualização, previamente à emissão de faturas ou demais documentos fiscalmente relevantes, sendo que em 2019 o poderão fazer nos 30 dias posteriores à respetiva ocorrência.

No prazo de 30 dias, até 17 de março p.f., devem também, mediante entrega de declaração de alterações, comunicar o estabelecimento ou instalação em que seja feita a centralização do arquivo em papel de faturas emitidas e recebidas, livros, registos e demais documentos de suporte, bem como a localização do arquivo em suporte eletrónico.

A partir de 2020, devem igualmente informar a AT pela mesma via, antes da respetiva utilização, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado, atribuindo a AT um código, que deve integrar o código único de documento, por cada série documental comunicada.

O Decreto-Lei 28/2019 entrou em vigor no dia 16 de fevereiro, mas algumas das suas normas só entram em vigor ou produzem efeitos a partir de 1 de janeiro de 2020.

Consulte aqui o Decreto-Lei 28/2019.